Ciclo documentale (preventivo, contratto, fattura) – Hextranolo
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Ciclo documentale (preventivo, contratto, fattura)

Documenti: PREVENTIVO

 

Prerequisiti necessari per la creazione e salvataggio di un Preventivo:
La presenza di almeno un Listino di noleggio
La presenza di almeno un agente da associare al preventivo in anagrafica

TESTATA DOCUMENTO

Data del documento, Listino e Agente di questa sezione sono precompilati con la data in cui viene creato il preventivo, il Listino e l’Agente eventualmente associati all’anagrafica. Possono essere modificati e sono mandatori per il completamento del preventivo. Il numero del documento invece viene calcolato in automatico al momento del salvataggio.

Funzioni particolari:
Il campo Cliente è un elenco a discesa in cui è possibile scegliere un cliente già presente in anagrafica – E’ possibile tramite i pulsanti Aggiungi e Modifica a destra del campo inserire un nuovo cliente o modificarne uno esistente

 

Si potranno salvare i dati necessari per inserire una nuova anagrafica – stessa schermata dell’Anagrafica Clienti ma presentata in una finestra modale:
E’ necessario a questo punto inserire almeno un recapito telefonico o un indirizzo email relativo al cliente per poter salvare il documento.

 

SEZIONE RIFERIMENTI

Verranno visualizzati i nominativi per i quali è stato associato il tipo di documento PREVENTIVO in fase di gestione dei riferimenti in anagrafica.
Cliccando sul tasto ‘Aggiungi’ nella tabella della sezione è possibile inserire dei riferimenti relativi al cliente per cui si sta compilando il preventivo. Ai nominativi selezionati verranno inviati gli alert e/o le mail relativi al PREVENTIVO

RIGHE NOLEGGIO

In questa sezione, tramite il tasto “aggiungi” è possibile aggiungere le categorie di macchine richieste per il noleggio. Va indicata una macchina principale selezionando il flag “Princip.” che indica il tipo di macchina specifico (quintali, larghezza, portata…) per cui è stato richiesto il preventivo. Nelle altre righe è possibile aggiungere delle alternative (ad esempio macchine di categoria superiore) al tipo di macchina indicato come principale.
Tramite i pulsanti funzione è possibile eliminare/ripristinare una o più righe – le righe da eliminare verranno evidenziate e potranno essere ripristinate fino al momento del Salvataggio.

 

 

NOLEGGIO

Impostando la Data inizio e Durata del noleggio verrà calcolato in automatico l’importo del preventivo che verrà visualizzato nella pagina di elenco Preventivi

 

PAGAMENO E NOTE

Il campo Aliquota Iva sarà preimpostato con il valore eventualmente selezionato al momento dell’inserimento del Cliente. E’ possibile impostare una o più date di scadenza per il preventivo. Al raggiungimento delle date indicate il gestionale invierà un alert.
In questa sezione è anche possibile indicare se il documento verrà stampato Iva Inclusa, la modalità di pagamento ed eventuali note generali relative al noleggio e delle note ad utilizzo del personale aziendale coinvolto nel ciclo di noleggio.

Funzioni particolari:
Il flag In Osservazione da la possibilità di monitorare il ciclo di noleggio per motivi a discrezione del Noleggiatore. Se il preventivo supera una certa soglia in € il flag In Osservazione viene impostato in automatico.

 

Utilità:
E’ possibile creare un Contratto in automatico partendo dalla lista dei preventivi – tasto funzione “trasforma in contratto”:
Si aprirà la schermata del contratto in cui verranno precompilate tutte le sezioni in comune con il preventivo.

Vi è altresì la possibilità di generare un contratto senza necessariamente partire da un preventivo esistente.


Documenti: CONTRATTO

 

I pannelli delle sezioni precompilate saranno aperti.

 

Utilità:

E’ possibile resettare il campo cliente, tutte le sezioni relative verranno azzerate e i pannelli in relazione a quel cliente saranno nascosti. L’operazione di creazione del contratto per questo cliente verrà annullata.
Una volta scelto un nuovo cliente verranno ripresentati tutti i campi e sarà possibile compilare un nuovo contratto.

 

 

SEZIONE RIFERIMENTI

Verranno visualizzati i nominativi per i quali è stato associato il tipo di documento CONTRATTO in fase di gestione dei riferimenti in anagrafica. E’ possibile inserire dei riferimenti relativi al cliente per cui si sta compilando il contratto. Ai nominativi selezionati verranno inviati gli alert e/o le mail relativi al CONTRATTO.

 

SEZIONE RIGHE DOCUMENTO

Per ogni riga verrà proposto il tipo di macchina inserito nel preventivo – bisognerà quindi selezionare nel menù a discesa la macchina appartenente alla categoria che verrà noleggiata. Espandendo la riga ne verranno visualizzati i dettagli:

Data e Ora di Inizio e Fine noleggio e il Listino sono campi delle righe mandatori al fine di far proseguire il contratto.
La voce Calendario sarà ereditata dall’anagrafica e conteggerà le festività e/o i sabati e/o le domeniche selezionati nel noleggio.
Accessori Standard e Voci Collegate sono dei supplementi alle macchine che verranno incluse nel noleggio senza essere conteggiate nel costo (esempi: una benna standard per un escavatore, un documento di circolazione….)

 

 

SEZIONE DESTINAZIONE – TRASPORTO

In questa sezione bisognerà indicare se il trasporto dei mezzi di noleggio sarà a carico del noleggiatore o del cliente – successivamente si potrà modificare la scelta in fase di fine Noleggio – esempio il noleggiatore si fa carico del trasporto ad inizio noleggio e il cliente si preoccuperà di riportare i mezzi in filiale a fine noleggio.
E’ obbligatorio anche indicare la destinazione del cantiere di noleggio. La destinazione indicata verrà poi riproposta nei successivi documenti (DDT) – gli altri campi della sezione sono facoltativi.

Nelle Note è possibile aggiungere delle Note riguardanti il noleggio. Le Note uso interno sono specifiche per il personale delle aree aziendali coinvolte nel ciclo di noleggio. Il flag su Contratto Firmato indicherà che il cliente ha firmato il documento.


Documenti: FATTURA

E’ possibile creare una Fattura in automatico partendo dalla lista dei DDT di Reso – tasto funzione “trasforma in DDT” dalla pagina di elenco.

Si aprirà la schermata di aggiunta/modifica della fattura in cui verranno precompilate tutte le sezioni in comune con il DDT .

E’ anche possibile creare una nuova fattura dalla pagina di elenco menu Fattura/N.C. attive selezionando il tasto “Nuova Fattura”. Verrà proposta la pagina di aggiunta/modifica che presenterà una sezione “Testata documento” e una sezione “Righe documento” che proporrà una riga precompilata in cui andranno aggiunti e/o aggiornati i dati per i campi presenti.

TESTATA DOCUMENTO

Data FATTURA del documento è precompilata con la data in cui viene creata la fattura. Il numero del documento viene calcolato in automatico al momento del salvataggio, va compilato il campo Serie Numerazione FATTURA.
Il campo “Seleziona il cliente” riporterà l’anagrafica da cui si è partiti per generare il documento.

Funzioni particolari:
Il campo Cliente è un elenco a discesa in cui è possibile scegliere un cliente già presente in anagrafica – E’ possibile tramite i pulsanti Aggiungi e Modifica a destra del campo inserire un nuovo cliente o modificarne uno esistente. A sinistra del campo viene visualizzato il rating se presente.

La sezione Righe documento riporterà una riga per ogni elemento presente nel DDT. Verranno visualizzate le macchine con tutte le voci e gli accessori coinvolte nel ciclo di noleggio.
Ogni riga presenta una serie di elementi che saranno modificabili – i campi con sfondo grigio sono in sola lettura, si preoccuperà il gestionale di aggiornarle in automatico.
I campi Descrizione, Qtà e Importo sono derivati dal documento da cui si è generata la fattura e sono automaticamente calcolati in modo da contabilizzare tutti i costi di noleggio – giorni di nolo, giorni di assicurazione, consumi degli accessori, importi extra, pedaggi autostradali….

Ogni riga è cancellabile – le righe da eliminare verranno evidenziate e potranno essere ripristinate fino al momento del Salvataggio.

E’ possibile aggiungere delle righe in fattura specificando Descrizione, Qtà, Importo, Sconto e IVA il totali della fattura verranno aggiornati in automatico

Nella sezione Pagamento andrà specificata la Modalità di pagamento, una volta scelta il campo Data Scadenza del documento verrà calcolato in automatico.

Nelle Note è possibile aggiungere delle Note riguardanti il noleggio. Le Note uso interno sono specifiche per il personale delle aree aziendali coinvolte nel ciclo di noleggio.


NOTE: STATI DEI DOCUMENTI:

Vengono gestiti 2 stati del ciclo documentale del noleggio per tutti i documenti. Uno stato Documento e Uno stato di Evasione del Documento.
PREVENTIVO
1 fase:
• uno stato documento Inserito – il preventivo è stato creato e salvato.
• uno stato Evasione Inevaso – nel ciclo documentale esiste solo il preventivo e non ha ancora contratti associati
2 fase:
• uno stato documento Accettato – il preventivo ha un contratto associato che ha prenotato le macchine richieste per il noleggio.
• uno stato Evasione Evaso – il preventivo ha un contratto associato e risulta quindi concluso

CONTRATTO
1 fase:
• uno stato documento Inserito – il contratto è stato creato o derivato e salvato, i mezzi nel contratto sono prenotati e non più disponibili fino al loro rientro in filiale o annullamento del documento.
• uno stato Evasione Inevaso – nel ciclo documentale esiste il contratto che non ha ancora un DDT di uscita oppure ha un DDT temporaneo associato (il DDT non è numerato e i mezzi a noleggio non sono ancora usciti dalla filiale).

2 fase:
• uno stato documento Attivo – il contratto ha un DDT di uscita associato, numerato con Data e ora di inizio trasporto compilati (le macchine richieste per il noleggio sono uscite dalla filiale).
• uno stato Evasione Evaso – il contratto ha un DDT numerato associato, i mezzi sono a noleggio. Lo stato rimane tale fino a ciclo di noleggio concluso.

3 fase:
• uno stato documento Terminato – é stato emesso il DDT di reso relativo alle macchine di questo contratto. I mezzi a noleggio sono rientrati in filiale.

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